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So optimieren Sie Ihren Dolmetscheinsatz durch schlaue Planung

Erfolgreiche Veranstaltungen bedürfen sorgsamer Planung – hier finden Sie einige Aspekte, die Sie beim Einsatz von Dolmetschern beachten sollten: 

Anforderungsprofil für Ihre Dolmetschung

Entscheiden Sie so früh wie möglich, welche Sprachen Ihre Vortragenden aktiv verwenden sollen (Ausgangssprachen) und welche Sprachen Sie Ihrem Publikum zum passiven Zuhören anbieten wollen (Zielsprachen). Theoretisch sind Ihnen hinsichtlich der Anzahl der verwendeten Sprachen keine Grenzen gesetzt. Dennoch sollten Sie diese Entscheidung so früh wie möglich treffen, da sie für die Auswahl der Dolmetscher von großer Bedeutung ist. Sollen die Dolmetschdienste allen Teilnehmern angeboten werden oder werden sie nur von wenigen benötigt? Wenn Sie Dolmetschdienste für mehr als nur wenige Zuhörer anbieten, entscheiden Sie sich wahrscheinlich für Simultandolmetschung und dafür benötigen Sie eine spezielle Technikausstattung.

Welche Sprachen sind wichtig für Ihre Veranstaltung?

Sie müssen wissen, welche Sprachen Ihre Vortragenden sprechen und welche Sprachen Ihr Publikum versteht. Dies ist entscheidend für den idealen Dolmetschmodus und für die Anzahl der benötigten Dolmetscher.

Beispiele zur Veranschaulichung:

Bei Ihrer Veranstaltung spricht ein Redner zu einem vielsprachigen Publikum. Dann benötigen Sie Dolmetschdienste aus der Sprache des Vortragenden in die Sprachen des Publikums. 

Stellt das Publikum dann Fragen, so benötigen Sie Dolmetschdienste auch in die andere Richtung, d.h. aus den Sprachen des Publikums in die Sprache des Redners. 

Scheint dies sehr kompliziert? Dann fragen Sie uns! Wir beraten Sie gerne. 

Wie viele Dolmetscher brauchen Sie?

Die Anzahl der eingesetzten Dolmetscher ist abhängig von der Anzahl der Sprachen und Sprachrichtungen. Dolmetscher arbeiten üblicherweise in Teams und wechseln einander ab. Als Faustregel rechnen Sie mit 2 Dolmetschern pro Zielsprache.  

Beispiel:

Bei Ihrer Tagung sprechen die Vortragenden Englisch, Deutsch, Russisch und Italienisch und diese Sprachen werden auch den Zuhörern angeboten. Hierfür empfehlen wir Simultandolmetschung mit drei Kabinen und insgesamt sechs Dolmetschern. 

Zeitliche Planung und Dolmetscher

Länge der Sitzungen

Grundsätzlich verstehen sich Einsätze in Wien als Halbtage (bis zu vier Stunden inklusive Pausen), Ganztage (bis zu acht Stunden inklusive Pausen) oder Kurzeinsätze (bis zu einer Stunde). Bei Veranstaltungen außerhalb Wiens werden ausschließlich Ganztage verrechnet.

Werden die jeweiligen Einsatzlängen überschritten, fallen Überstunden an, die für jede begonnene Stunde verrechnet werden.

Die zeitliche Organisation Ihrer Veranstaltung kann dafür entscheidend sein, wie viele Dolmetscher eingesetzt werden müssen. Um gleichbleibende Qualität gewährleisten zu können, benötigen Dolmetscher bei sehr langen Veranstaltungstagen auch ausreichende Ruhezeiten. 

Bitte informieren Sie uns von Anfang an, wenn Sie Parallelsitzungen (Break-outs) planen, da weitere Dolmetscher rekrutiert werden müssen. 

Schlaue Planung

Benötigen Sie Dolmetscher an jedem Konferenztag? Oder gibt es zwischendurch Tage, an denen nicht gedolmetscht werden soll? Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Einsätzen, zu denen Dolmetscher extra anreisen müssen, „Stehtage“ vergütet werden müssen. In diesem Fall ist es also wirtschaftlicher, die Dolmetachung an einem Stück kompakt zu planen. 

Viele Veranstaltungen beginnen mit einem Abendempfang oder einem Abendessen, bei dem keine Dolmetschung erforderlich ist. Es lohnt sich, dies bei Ihrer Anfrage zu berücksichtigen.  

Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihren Dolmetschauftrag so wirtschaftlich wie möglich zu planen und Ihr Konferenzbudget somit zu schonen. 

Agenda

Die Anzahl der benötigten Dolmetscher wird großteils von der Struktur Ihrer Veranstaltung bestimmt. Kontaktieren Sie uns so früh wie möglich und wir finden gemeinsam die optimale Lösung. 

Übermitteln Sie uns schon mit Ihrer Anfrage die vorläufige Agenda und den Zeitplan. Dies erlaubt uns, die rationellste Einsatzstruktur zu erkennen und Doppelbesetzungen zu vermeiden. Dies gilt auch für die Bereitstellung der Konferenztechnik. 

Die Agenda zeigt auf einen Blick, ob Überstunden zu erwarten sind. Dies verschafft einen Überblick über die zu erwartende Intensität des Einsatzes. 

Verfügbarkeit von Dolmetschern bestimmter Sprachen 

Die Verfügbarkeit von Dolmetschern ist abhängig vom Veranstaltungsdatum und der jeweiligen Sprachkombination. Professionelle Konferenzdolmetscher sind auch in gängigen Sprachen rar gesät und es gibt immer wieder Auslastungsspitzen durch eine Vielzahl gleichzeitig stattfindender Events. Zudem sind längst nicht alle Sprachen lokal verfügbar. Dank unserer Marktstärke, Erfahrung und unseres Großen Netzwerks können Sie bei uns sicher sein, dass wir Sie bei uns niemals sprachlos sein werden, aber möglicherweise bedingt dies die Rekrutierung von Teammitgliedern aus dem Ausland – und für Sie somit höhere Kosten. Planen und buchen Sie daher rechtzeitig, wir beraten Sie gerne.  

Spesen

Sind alle Ihre Dolmetscher lokal verfügbar, so zahlen Sie nur die jeweiligen Tagessätze. Ist jedoch eine Anreise erforderlich, so schlagen auch Reisekosten, Übernachtungen, Verpflegung der Dolmetscher und eventuell Reisezeitentschädigungen zu Buche. Auch in diesen Fällen ist es jedoch möglich, die Kosten zu minimieren. Kontaktieren Sie uns frühzeitig, wir beraten Sie gerne.