Checkliste für die Übersetzung von Dokumenten

Sie benötigen Übersetzungen Ihrer Dokumente? Dann sind Sie bei uns richtig! Bevor Sie allerdings Ihre Übersetzung in Auftrag geben, ist es zweckmäßig, einige Punkte zu beachten.

Abklärung der genauen Anforderungen

Vermutlich haben Sie vor, zu heiraten, ein Kind eintragen zu lassen, ein Erbe anzutreten, einen Antrag auf Pension, Staatsbürgerschaft, Visum zu stellen oder ähnliches. Bitte kontaktieren Sie die zuständige Behörde und erkundigen Sie sich, welche Dokumente Sie exakt benötigen und ob diese in beglaubigter Übersetzung vorgelegt werden müssen oder ob eine einfache Übersetzung genügt. In beiden Fällen sind wir Ihr Ansprechpartner erster Wahl!

Zeitlicher Rahmen

In den meisten Fällen wird die Antwort „beglaubigt“ lauten. Diese Übersetzungen müssen im Original vorgelegt werden, was eine Übermittlung der fertigen Übersetzung per Email oder Fax ausschließt. In den meisten Fällen benötigen wir abhängig von der Länge und Anzahl der Dokumente sowie der Sprache 1 – 5 Tage, um Ihren Auftrag abzuwickeln, während der Sommermonate bzw. der Weihnachtsfeiertage oder bei ausgefallenen Sprachen kann sich dieser Zeitraum jedoch beträchtlich verlängern. Planen Sie daher bitte in jedem Fall rechtzeitig und gönnen Sie sich einen Sicherheitspolster von zwei, drei Tagen. Eine zu knapp bemessene Zeit kann im schlechtesten Fall dazu führen, dass Ihre Übersetzung einfach nicht mehr rechtzeitig erledigt werden kann oder bedingt zumindest Eilzuschläge und mitunter beträchtliche Spesen (Taxis, Botendienste, EMS Gebühren), die ebenfalls von Ihnen zu übernehmen sind.

Beschaffenheit der zu übersetzenden Unterlagen

Da beglaubigte Übersetzungen offiziellen Urkunden gleichzusetzen sind, ist die einwandfreie Lesbarkeit Ihrer Unterlagen von höchster Bedeutung. Vergewissern Sie sich noch vor der Beauftragung, dass das gesamte Dokument einwandfrei lesbar ist (keine Verwischungen, Streichungen, verblichene Stellen usw.) und besorgen Sie sich nötigenfalls ein neues Exemplar. Bei handschriftlichen Eintragungen oder Anmerkungen übertragen Sie die handschriftlichen Teile bitte auf ein Extrablatt, das Sie uns gemeinsam mit Ihrem Text übermitteln, und geben Sie den handschriftlichen Teil dort maschinenschriftlich wider.

Fehlerhafte Dokumente

Sollten sich in Ihrem Schriftstück Fehler eingeschlichen haben (z.B. Name falsch geschrieben, Datum falsch usw.), so bedenken Sie bitte, dass wir uns bei der Übersetzung ausschließlich an das vorliegende Original halten müssen und leider keine Korrektur in der Übersetzung vornehmen dürfen, selbst wenn Sie den Fehler durch weitere beigeschaffte Unterlagen nachweisen. Kontaktieren Sie am besten die ausstellende Behörde und lassen Sie den Fehler dort berichtigen, bevor Sie die Übersetzung beauftragen. Sie ersparen sich dadurch viel Zeit und Nerven und vermeiden unnötige Kosten!

Dokumente in nicht-lateinischer Schrift

Sind Ihre Dokumente zur Gänze oder teilweise in nicht lateinischer Schrift abgefasst, so ermitteln Sie bitte bereits vor Auftragserteilung die in dem Reisepass der betreffenden Person verwendete Variante des Namens in lateinischer Schrift (zu finden auf der Seite mit dem Foto). Ein und derselbe Name in fremder Schrift kann unter Umständen in lateinischer Schrift in unterschiedlicher Schreibweise wiedergegeben werden. Dokumente sind nur dann rechtsgültig, wenn die Schreibweise der Namen mit jener im Reisepass übereinstimmt.

Beauftragung

Sie können uns Ihre zu übersetzenden Dokumente gerne per Post oder Fax schicken oder eingescannt im Anhang zu einer Email. Natürlich stehen wir gerne auch persönlich an unserer Wiener Adresse zu Ihrer Verfügung. Im letzteren Fall ersuchen wir um einen kurzen Anruf vorab, da unsere Anwesenheitszeiten so flexibel sind wie unsere Leistungen und wir des Öfteren auch von anderswo aus arbeiten. Wenn Sie uns Ihre Dokumente per Post, Fax oder Email zusenden, müssen diese unbedingt von einem schriftlichen Auftrag („Hiermit beauftrage ich Sie mit der Übersetzung der beiliegenden Dokumente in die …… Sprache“) und Angaben zu Ihren persönlichen Daten (Name, Adresse, Telefonnummer) begleitet sein. In jedem Fall benötigen wir eine Anzahlung, die auf unserem Konto eingegangen sein muss, bevor wir mit dem Auftrag beginnen können. Der endfällige Gesamtbetrag für die Übersetzung ermittelt sich auf der Grundlage der Gesamtzeilenmenge der fertigen Übersetzung, wobei die Differenz zur Anzahlung vor der Lieferung/Abholung zu begleichen ist.

Apostille oder Überbeglaubigung

Gewisse Staaten bzw. gewisse Umstände verlangen nach einer Überbeglaubigung oder Apostille für Ihre beglaubigte Übersetzung. Dies ist eine Bestätigung durch die Behörde, bei der der zertifizierte Übersetzer eingetragen ist, dass er tatsächlich zertifiziert ist. Erkundigen Sie sich bitte vor Auftragserteilung bei der Behörde, bei der Sie die übersetzten Dokumente einzureichen planen, ob eine Überbeglaubigung oder Apostille verlangt wird. Gegebenenfalls besorgen wir sie gerne für Sie! Achtung: Auch für Originaldokumente sind unter verschiedenen Umständen Apostillen erforderlich. Manchmal benötigt man Apostillen sowohl für die Originaldokumente als auch für die Übersetzungen, mitunter werden auch Stempel und Beglaubigungen von Ministerien des Aussteller- oder Bestimmungslandes verlangt. Um unerfreuliche Überraschungen und Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, sich bereits vor der Auftragserteilung zur Übersetzung eingehend nach den genauen Erfordernissen zu erkundigen.

Anzahl der Exemplare

Benötigen Sie die Übersetzungen in doppelter, dreifacher oder x-facher Ausfertigung? Kein Problem – und am kostengünstigsten, wenn Sie uns dies sofort bei Auftragserteilung mitteilen! Ihre Übersetzungen bleiben bei uns übrigens viele Jahre gespeichert – so lange Sie uns also ein ungefähres Beauftragungsdatum nennen können, sind sie immer wieder für Sie verfügbar. Wahrhaft nachhaltige Qualität – typisch ad hoc!

Lieferung

Grundsätzlich liefern wir Ihre Übersetzung per eingeschriebenem Brief (d.h. der Differenzbetrag zur Anzahlung ist vor Lieferung direkt auf unser Konto einzuzahlen). Selbstverständlich können auch Eillieferungen per EMS u.ä. vereinbart werden. Dabei entstehende Spesen sind von Ihnen zu übernehmen. Prinzipiell ist auch eine Abholung Ihrer Übersetzung in unserem Wiener Büro möglich. Bitte rufen Sie uns dafür kurz an und stellen Sie sicher, dass der Differenzbetrag zum Zeitpunkt der Abholung bereits auf unserem Konto gutgeschrieben ist.